Опубликовано в журнале «Компьютерные Решения», №84

Вот и дождались: IT пришли в «пивную» тему. Нет, мы не об алюминиевых банках с ЧПУ! Пока речь идет «всего лишь» об автоматизации деятельности торговых представителей «Саратовской пивной компании» («СПК»). Существуя с 1994 года, «СПК» занимает одно из ведущих мест на пивном рынке Саратовской области, являясь дистрибьютором ведущего мирового производителя пива — компании SUN Interbrew Limited, а также отечественных производителей алкогольных и спиртосодержащих напитков.

Внедрение системы автоматизации торговых представителей должно было упростить документооборот, автоматизировать подачу и отправку заявок на склад, формирование партий товаров, отгрузку продукции со склада... Оптимальным решением стала система автоматизации мобильной торговли ОПТИМУМ компании CDC, представляемая в Саратовском регионе Учебным центром «Трайтек».

Об этом интересном проекте «КР» рассказали Владимир Богданов, IT-менеджер и Татьяна Плюхина, главный бухгалтер «СПК».

КР: «Автоматизированный представитель» — звучит в духе эпохи Терминатора. А если серьезно, в чем суть нововведения?

— Говоря простым языком, теперь наши торговые представители приходят к клиентам не с бумажными накладными, а «вооруженные» КПК (карманным персональным компьютером). Помните, как раньше бывало: в магазине выстраивалась длинная очередь, пока продавец с торговым представителем бланки на поставляемую продукцию заполняли? Сейчас все их общение займет несколько минут.

Конечно, внедрение новой системы решает более широкие задачи. После внедрения ОПТИМУМ в «Саратовской пивной компании» был полностью автоматизирован сбор предварительных заказов (pre selling) — от приема заявки оператором от торгового представителя до отгрузки товара со склада в адрес покупателя. На порядок уменьшилось время прохождения заказа, сократились затраты, связанные с обработкой информации от торгового представителя, улучшилось качество обслуживания клиентов, что не преминуло сказаться на имидже компании.

КР: Почему ваш выбор пал именно на систему ОПТИМУМ? Альтернативные варианты рассматривались?

— Безусловно. При обсуждении технического задания проанализировали ряд программных продуктов, но в них были выявлены существенные недостатки, в частности, отсутствие синхронизации с КИС (корпоративной информационной системой), невозможность одновременного ввода заявок от нескольких торговых представителей, сложность интерфейса программы, удаленность поставщика решения от месторасположения «СПК»... Взвесив все плюсы и минусы, мы остановили свой выбор на решении компании CDC: данная система полностью удовлетворяла нашим запросам и оказалась наиболее приемлемой с точки зрения цены. Немаловажным фактором явились положительные отклики о системе со стороны партнера «СПК» — SUN Interbrew Limited, являющегося нашим основным поставщиком пива. Кроме того, система ОПТИМУМ позиционируется как «коробочная», что позволило сэкономить на затратах по внедрению и сопровождению.

Мы предпочли обратиться к саратовскому представителю компании CDC — в УЦ «Трайтек»: не каждый технический вопрос решишь по телефону, а переехать через реку намного быстрее, чем добраться до Москвы:

КР: С чего началось внедрение?

— На начальном этапе в дополнение к уже существующему программному обеспечению нами были приобретены: одна серверная лицензия ОПТИМУМ ДП, а также 7 мобильных лицензий. Дополнительно было приобретено 5 мобильных принтеров (ОПТОКЕЙСов).

Обследование деятельности компании и интеграция ОПТИМУМ с существующей учетной системой «1C:Предприятие 7.7» была произведена специалистами УЦ «Трайтек», они же оказывали консультации по использованию системы. После чего уже своими силами проводили настройку КПК, компьютеров, сетевой инфраструктуры, настройку передачи данных от дистрибьюторов, обучение операторов и торговых представителей.

КР: И какова была реакция персонала на столь глобальные изменения стиля работы?

— Без потрясений не обошлось:. С чисто психологической точки зрения многим сначала казалось проще работать по старинке, когда весь товарный ассортимент с ценой указаны на бумаге, остается только отметить количество и проверить на калькуляторе получившуюся сумму — написанному своей рукой больше доверяешь. Но, поработав с новыми технологиями, поняли, насколько это быстрее и удобнее.

КР: В чем заключается это удобство?

— В настоящее время в компании «Саратовская пивная компания» работает более 30 торговых представителей, занимающихся сбором предварительных заказов и торговлей «с колес». Всем им выданы КПК с предустановленным программным обеспечением ОПТИМУМ и сотовый телефон. ПО состоит из нескольких модулей, каждый из которых отвечает за какую-либо конкретную функцию. Существует возможность не только просмотреть планировщик задач, прайс-лист, информацию о клиентах и торговых точках, маршрут своего дневного передвижения, предыдущие заказы и накладные, остатки товаров в соответствии с предлагаемым ассортиментом, но и создать новый заказ, задать любые скидки и т. д.

В начале рабочего дня торговый представитель с помощью мобильного телефона, подключенного к сети Интернет посредством технологии GPRS, проводит синхронизацию данных: соединяется с серверной частью системы, которая находится на складе, получает актуальную информацию об остатках товаров на складе, прайс-листы, маршрут визитов к клиентам. Заявки каждого из сотрудников компании в течение дня обрабатываются операторами. К возвращению торгового представителя на склад практически все заказы уже обработаны и собраны для доставки клиентам.

Одним из преимуществ системы ОПТИМУМ является возможность одновременной передачи данных на сервер несколькими агентами.

Торговый агент теперь может, не возвращаясь в офис, сбросить заказ в базу, проверить остатки товара на складе, сразу его выписать заказчику, оформить документы на КПК и распечатать их на принтере, установленном в машине. Это позволяет исключить ситуации, когда клиент заказывает товар, а к моменту поступления заявки на склад нужного количества просто не оказывается в наличии, устраняет другие недоразумения.

КР: Как скажется внедрение новой системы на развитии компании?

Внедрение системы ОПТИМУМ дает нам серьезное конкурентное преимущество и позволит более быстро и эффективно осваивать рынок. В наших планах дальнейшее развитие функциональности системы ОПТИМУМ, связанное со спецификой алкогольного бизнеса и соков. Компания планирует расширить штат торговых представителей, увеличить количество обслуживаемых торговых точек.

Беседовала Ирина НЕПРЯХИНА

Илья КНУТОВ, ведущий разработчик УЦ «Трайтек»:

— Система мобильной торговли ОПТИМУМ обладает рядом преимуществ перед другими системами, что определяет выбор клиентов в ее пользу:

• Интеграция системы мобильной торговли ОПТИМУМ может проходить не только с учетной системой «1C», но и с другими учетными и управленческими системами, такими как Microsoft Axapta, Navison, «БЭСТ», «Галактика», «Парус», «Фолио», а также может работать с такими базами данных как Oracle, Microsoft SQL 2000/2005, Sybase и других СУБД.
• Система представляет клиентам эффективную технологию организации обмена информацией; обеспечивает высокую скорость работы как серверной, так и мобильной части; в ней реализована уникальная технология управления торговыми мобильными сотрудниками, что обеспечивает повышение производительности труда и уменьшает затраты на управление торговыми представителями.
• Систему ОПТИМУМ используют такие компании, как Pepsi, Mars, Gillette, Sun Interbrew, Schwarzkopf & Henkel, Nestle, Johnson & Johnson и многие другие.
• ОПТИМУМ обладает широкими возможностями по настройке серверной и клиентской частей без изменения программного продукта. С уверенностью можно сказать, что ОПТИМУМ подойдет для большинства предприятий, занимающихся удаленной работой с клиентами.
• В системе ОПТИМУМ имеется ряд опций, позволяющих использовать ее для проведения различных маркетинговых акций, размещения рекламных материалов, торгового оборудования, приема наличных денег у заказчиков (как, например, вынуждены делать таксисты) и т. д.

Если вы решили применить эти современные технологии у себя на предприятии, наши специалисты готовы оказать вам помощь как в выборе программы, так и в ее настройке. Также мы рекомендуем предварительно провести обследование, чтобы точно определить потребности предприятия, наличие различных функций учетной системы, а также исключить дублирование однотипных модулей с ОПТИМУМ.

Эффект от внедрения системы ОПТИМУМ в «Саратовской пивной компании»:

• повысилась эффективность работы, увеличилось количество обслуживаемых клиентов, что, в первую очередь, отразилось на объемах продаж;
• снизилось время, затрачиваемое агентом на прием и обработку заказа клиента, передачу его в головной офис, синхронизацию с базой данных;
• ликвидирован ручной ввод документов в «1С», минимизированы время выгрузки данных в БД и обработки информации, вероятность ошибки оператора;
• усилены контрольные функции, работа торговых представителей стала абсолютно прозрачной: появилась возможность в режиме on-line планировать, отслеживать маршрут и количество посещений клиентов в течение дня;
• появилась возможность видеть реальную ситуацию по остаткам товара, упрощена процедура ревизий товара в машинах;
• переработана клиентская база;
• сокращены затраты на персонал, перераспределены обязанности операторов и складских работников;
• значительно сократились расходы на сотовую связь, расходные материалы, транспортные расходы;
• скорость работы службы доставки увеличилась, по крайней мере, в 2 раза;
• значительно сократилось время подведения торговыми представителями дневных итогов по продажам. Недельные и месячные отчеты выполняются за несколько секунд;
• все необходимые документы (накладные, счета-фактуры и т.д.) предоставляются клиенту непосредственно в момент отгрузки товара;
• улучшился контроль над сроками оплаты товара — КПК торговых представителей показывают баланс и сумму задолженности клиентов;
• увеличилась лояльность клиентов и поставщиков;
• повысился престиж компании.