Доказывать, что применение карманных компьютеров для сбора заказов и совершения продаж «в полях» является насущной необходимостью - уже не модно. Об этом знают руководители всех компаний, имеющих отношение к дистрибьюции. Перед ними стоит проблема выбора поставщика и конкретного решения, конкретной системы автоматизации. Современный рынок предлагает ряд подобных систем с очень близкой, на первый взгляд, функциональностью. Выбирать стало сложнее – во-первых, есть из чего, во вторых, приходится обращать внимание на детали – особенности реализации, возможности расширения системы в будущем, совместимость и максимальную независимость от разработчика.

Автор надеется, что информация, изложенная в настоящей статье, поможет руководителям компаний сделать выбор, адекватный потребностям их бизнес-процессов в настоящем и будущем. Система может быть монолитной (единая программа без возможности добавить или «выбросить» какие-либо функции) или модульной. Модуль – это набор некоторой взаимосвязанной функциональности. При его установке, в системе появляются соответствующие функции. Таким образом, исходя из требуемых возможностей, система «собирается» из соответствующих модулей.

Рассмотрим основные модули, необходимые для работы агентов практически любой дистрибьюторской фирмы, и особенности их реализации в программном обеспечении ОПТИМУМ 4.5, созданном в Центре Корпоративных Разработок. База данных по торговым точкам – хранилище информации о клиентах и торговых точках – во всех системах реализована практически одинаково – «карточки» с заданным набором полей. Реализация в ОПТИМУМ предусматривает еще и возможность переименования полей, хранения в них произвольной информации. Сохраняются также данные о кредитных лимитах, сальдо и долгах клиента. Модуль «Маршрут» обеспечивает возможности формирования и просмотра списков посещений на конкретные дни, выбора торговых точек для посещения. ОПТИМУМ предоставляет ряд дополнительных возможностей, интегрированных непосредственно в этот модуль.

Поддерживаются как циклические маршруты (визиты, запланированные на некоторый, циклически повторяющийся период), так и единичные посещения. В списке посещений можно увидеть и установить результаты визита, включая количество оформленных накладных, имеется функция автоматического запроса причины отказа, возможность перепланирования неудачного и планирования нового посещения выбранной торговой точки. Серверная часть ОПТИМУМ также содержит мощный планировщик маршрутов. Все это уменьшает расход бензина и времени, делает работу удобнее, а визиты – результативнее.

Самый главный модуль любой торговой системы – естественно, «Торговля». Он обеспечивает выполнение всех операций по перемещению товара и денег: продажа, отгрузка, возврат, получение заказа, получение оплаты, закупка, загрузка со склада, передача товара между агентами и другие. В большинстве систем эти операции (несмотря на явное сходство в алгоритме их выполнения) реализуются несколькими различными модулями – по одному на каждый тип операции. Естественно, пользователь вынужден оплачивать установку каждого модуля на каждый карманный компьютер, что при большом количестве рабочих мест наносит ощутимый удар по бюджету.

В системе ОПТИМУМ все торговые операции выполняются единым модулем, входящим в базовый комплект. Каким образом? Дело в том, что любая торговая операция состоит из набора простых действий – перемещения товара и передачи денег на определенных условиях. ОПТИМУМ позволяет в удобном виде составить список названий возможных операций, указать для них соответствующие наборы выполняемых действий и форм печатаемых документов. Причем, при изменении условий или технологии продаж, перенастройка системы займет всего несколько минут, без остановки рабочего процесса! У модуля «Торговля» системы ОПТИМУМ есть еще ряд неоспоримых преимуществ, но это тема для отдельной, большой статьи.

Возможность автоматического формирования заказа или накладной – атрибут, позволяющий существенно сократить время, затрачиваемое на обслуживание торговой точки. Он есть далеко не во всех системах и, как правило, представляет собой жестко заданный алгоритм, который, за соответствующие деньги, разработчики обещают адаптировать к требованиям заказчика. ОПТИМУМ содержит универсальный модуль «Автозаказ», который позволяет администратору (или менеджеру) торговой компании самостоятельно устанавливать рекомендуемый для точки запас товара (или алгоритм его вычисления).

Современные торговые представители часто выполняют еще и функции мерчендайзеров. Для информационной поддержки этих функций, как правило, используется модуль, предлагающий ряд вопросов, касающихся наличия размещения товаров на витринах, розничных цен и других параметров, на которые мерчендайзер должен дать ответы в ходе визита в торговую точку. Вопросы могут быть жестко зашиты в программе, либо быть настраиваемыми. В большинстве мобильных торговых систем либо такого модуля нет, либо его функциональность ограничивается вышеописанной.

ОПТИМУМ предоставляет ряд универсальных и специализированных модулей – «Точка», «Визит», «Остатки», «Цены», «Оборудование», функциональность которых покрывает все возможные потребности мерчендайзеров по вводу и обработке информации, а пользовательский интерфейс – прост и понятен.

В процессе продажи «с колес» обязательной является распечатка и предоставление покупателю первичных документов: накладной, счета-фактуры, приходно-кассового ордера и некоторых других. Мобильные торговые системы большинства производителей содержат типовые бланки документов, соответствующие текущему законодательству. Однако, законы меняются, и компаниям приходится обращаться к разработчикам для замены печатных форм или даже целых программ.

ОПТИМУМ позволяет без участия разработчика «рисовать» все необходимые формы первичной документации и отчетов. Более того, в шаблонах печатных форм можно использовать многократно повторяемые циклы, условия (IF-ENDIF) и вычисления по формулам, что дает возможность конструировать формы любой сложности. Такого нет больше ни в одной мобильной системе!!!

Еще одним важным преимуществом является поддержка текстовой и графической печати на широком спектре стандартных и специализированных принтеров, через различные интерфейсы: IrDA, Serial IR, RS-232, BlueTooth и другие, причем, как непосредственно из модуля печати ОПТИМУМ, так и с использованием драйверов других производителей. Любая мобильная система имеет серверную часть, консолидирующую данные, получаемые с агентских карманных компьютеров. Серверная часть ОПТИМУМ, кроме этого, может выдавать аналитические и синтетические отчеты в удобном для пользователя формате, имеет мощные средства обмена данными с внешними информационными системами (1С и другими), позволяет работать с данными, загруженными их этих систем и осуществлять настройки ПО.

Для ОПТИМУМ существуют варианты WEB-ориентированной серверной части, которая, по сути, является мощной CRM-cистемой, применяемой как самостоятельно, так и совместно с продуктами других производителей (например, SAP R/3). Нагрузочная способность этой системы позволяет высокопроизводительно работать с данными сотен торговых компаний.

Мы рассмотрели самые основные функции систем автоматизации мобильной торговли. Резюмируем. Модули ОПТИМУМ более универсальны и более функциональны, и могут быть настроены на различные применения, и вместе с тем обладают дружественным пользовательским интерфейсом, поэтому для решения большинства задач достаточно лишь нескольких модулей. Модули других систем, как правило, выполняют лишь одну конкретную функцию, а потому, для выполнения требований реальных бизнес-процессов приходится приобретать большое количество дополнительных модулей.

ОПТИМУМ позволяет не только включить или выключить ту или иную функциональность (как в других системах), но и настроить порядок работы и другие параметры системы – последовательность шагов при совершении визита, внешний вид экранов, расположение и вид «закладок», предоставить агенту свободу действий или жестко задать их последовательность.

Указанные свойства дают возможность наиболее точно настроить конфигурацию ОПТИМУМ на выполнение требований конкретных бизнес-процессов – без программирования и независимо от разработчика! Вследствие универсальности и большой гибкости в настройке, базовая версия ОПТИМУМ реализует более развитую и более логичную функциональность, чем конкурирующие продукты, даже если в них включить все доступные модули.

Приобретая дополнительные модули ОПТИМУМ, пользователь получает право их использования на любом количестве карманных компьютеров, а при покупке модулей для других систем Вы будете вынуждены заплатить за их установку на каждый КПК.

ОПТИМУМ хорошо работает как на ранее выпускавшемся оборудовании (например, Palm m100), так и на новейших операционных системах, которые производители оборудования только планируют использовать в своих будущих изделиях (Palm OS Cobalt). Благодаря этому возможно постепенное обновление парка оборудования (замена отслуживших карманных компьютеров более новыми моделями), что значительно уменьшает затраты на оборудование.

Картину дополняют и другие преимущества:

• ОПТИМУМ – самая быстрая из систем мобильной торговли, что особенно заметно при работе с большим ассортиментом товаров.
• ОПТИМУМ поддерживает полноценную работу со штрих-кодами, включая сканирование, определение типа упаковки, позиционирование в списке товаров и автоматическое добавление/вычитание их количества.
• ОПТИМУМ – мультиплатформенная система – существуют версии ОПТИМУМ как для Palm OS, так и для Pocket PC / Windows CE.
• ОПТИМУМ – самая простая для освоения система, ею может пользоваться даже человек, никогда ранее не работавший на компьютере.
• ОПТИМУМ – единственная мобильная торговая система, дающая пользователю независимость от разработчика при изменении законодательства, бизнес-процессов, смене моделей оборудования.
• ОПТИМУМ имеет широкую сферу применения и позволяет автоматизировать не только процессы мобильной торговли, но и работу сотрудников склада, медицинских представителей, различного рода инспекторов, продавцов-консультантов и другого персонала. В результате, конечная стоимость системы автоматизации на основе ОПТИМУМ оказывается меньше, а эксплуатационные расходы – значительно ниже, чем при использовании любого другого программного продукта. При этом, система на основе ОПТИМУМ будет более точно соответствовать требованиям конкретных бизнес-процессов, чем любая другая, работать максимально эффективно и надежно в течение значительного периода времени.

Алексей Бойченко