Автор: Алексей Шапкин

Опубликовано в журнале «Логинфо» № 3/2009 г.

В прошлый раз мы обсудили, каким образом с помощью географической информационной системы (ОПТИМУМ ГИС) можно существенно снизить транспортные расходы компании. Сегодня продолжим разговор о ключевых задачах, обеспечивающих успех в сложных экономических условиях. Одним из самых важных критериев успешности организации во все времена является эффективность работы персонала. Рассмотрим, каким образом ГИС может повысить этот параметр.

В представленном примере речь пойдет о работе дистрибьюторской компании, продвигающей товары с использованием торговых представителей (ТП). Однако сходные методы оптимизации могут быть применены для любой организации, осуществляющей работы на выезде с помощью мобильных сотрудников — оперативных выездных бригад, сервисных инженеров, агентов, мерчендайзеров и т.п.

Как правило, для оптимальной работы торговых представителей город разбивается на части по определенным признакам и за каждой зоной закрепляется свой сотрудник, который работает по своей территории. Таким образом, он лучше узнает своих клиентов и может более продуктивно с ними работать. Основными задачами ГИС в данном случае являются оптимизация и контроль прохождения им маршрутов.

Оптимизация маршрутов

Для фиксированных объектов ГИС позволяет за несколько минут оптимальным образом сформировать маршрут на каждый день. При этом учитываются самые разные параметры, например необходимая цикличность посещений, особенность работы в определенный день недели и т.п. С учетом всех критериев проводится оптимизация маршрутов. Если в какой-то день супервайзер включает в маршрут новую точку, то ему не надо думать в каком порядке это делать — ГИС сама добавит ее наиболее оптимальным образом.

Необходимость наличия автоматизированной ГИС может подвергаться сомнениям, исходя из того обстоятельства, что с одними и теми же маршрутами длительное время работают ТП и поэтому давным-давно всё уже оптимизировано. Однако это далеко не так.

Во-первых, часто подобной оптимизацией не занимаются вообще, ездят по поступившим звонкам или так, как привыкли. С этой точки зрения оптимизация может высвободить ресурсы и сократить расходы на бензин, что очень важно, особенно в условиях кризиса.

Во-вторых, в новых экономических условиях ситуация меняется очень оперативно: из-за необходимости сокращения расходов может уменьшаться количество ТП, могут перекраиваться и объединяться зоны, закрываться точки и в каждом случае на пересчет маршрутов без ГИС будет требоваться дополнительное время, при этом оптимальность маршрутов никак не может быть гарантирована.

В-третьих, в условиях общего сокращения потребления очень актуальной задачей становится поиск новых точек для работы ТП. Это означает, что в маршруте будут постоянно добавляться новые объекты. При наличии ГИС оптимизация маршрутов может осуществляться очень оперативно, в любой момент и с учетом быстро меняющейся ситуации.

Мониторинг и контроль

Рассмотрим, каким образом с помощью ГИС можно организовать контроль посещений и качества сбора информации выездным сотрудником. Это особенно важно для тех компаний, которые собирают данные по мерчандайзингу (параметры дистрибьюции, выкладка, цены конкурентов и т.п.). Пока, к сожалению не придумано полноценных автоматизированных способов проверки правильности занесенных в отчеты на объекте данных, но, по крайней мере, есть возможность отследить время ввода этих данных и координаты сотрудника в момент сбора данных. Информация считается актуальной, если сотрудник в момент выполнения определенных действий находился на точке. Для контроля этого применяется технология автоматической фиксации координат местоположения работника в момент осуществления конкретных действий на объекте. Например, ТП собирает заказ (данные мерчендайзинга) или сервисный инженер выполняет работу на выезде. В момент формирования документа автоматически фиксируются координаты сотрудника и передаются в офис (если связи со спутником в этот момент нет, то программа автоматически поставит в соответствие документу координаты, полученные сразу же после нахождения спутника). Таким образом, становится понятно, действительно ли сотрудник был на конкретном объекте и исполнял свои обязанности или симулировал работу дома.

С учетом полученных с маршрута данных можно вывести отчет о том, как посещались объекты, на каком расстоянии от них сотрудник снимал данные, в какое время и т.д.

На рис. 1 приведен пример отчета по активности ТП. Под активностями понимаются конкретные действия торгового представителя: ввод заказов, накладных или сбор данных.

Рис. 1.

Красной стрелкой в таблице показаны примеры активностей, которые сняты далеко от точки. Это означает, что точка не посещалась сотрудником, хотя активности по ней зафиксированы.

Зеленой стрелкой показаны примеры активности, которые произведены непосредственно в точке. Небольшие значения отклонения расстояний находятся в пределах допустимых погрешностей расчетов, координат точки и GPS-приемника. Визуальное представление данных отчета показано на рисунках 2 и 3.

Рис. 2.

На рис.2 значение Δ1 (расстояние до точки «Вивас») составляет 4 метра, Δ2 (расстояние до точки «Осипова ЧП») — 21 метр, что находится в пределах допустимой погрешности, как для координат самой точки, так и для координат снятия активности. Как правило, размер допустимой погрешности принимается в диапазоне 50-200 метров. Исходя из приведенных на рис.2 данных можно сделать вывод, что ТП формировал документы непосредственно в точке.

Рис. 3.

На рис. 3 видно, что место снятия активности в торговой точке «Суприм XXI ООО» находится на большом расстоянии от объекта (расстояние до точки Δ3 составляет 2742 метра«Суприм ХХI ООО»). На основании этих данных можно сделать вывод о том, что сотрудник данную точку не посещал, а документы создал вне объекта.

Рассмотрим, каким образом с помощью ГИС можно осуществить контроль километража на маршруте.

После того как маршруты сформированы, по карте автоматически определяется планируемое значение километража на маршруте. Этот параметр является опорным показателем для контроля километража.

После того как сотрудник проехал по маршруту, можно сравнить план-километраж и фактический маршрут. Показательный отчет можно сформировать по план-факту перемещений выездного персонала.

Например, после прохождения маршрута у сотрудника получился одинаковый километраж: 100 км по плану и 100 км по одометру. При этом в результате анализа его работы было обнаружено, что ряд точек ТП не посещал. Соответственно, ему придется объяснить полученный километраж. Каким образом вычислить этот километраж? Делается это так: по оговоренному условию определяются точки, которые сотрудник действительно посетил. Например, точка считается посещенной, если он снимал относящиеся к ней данные на расстоянии не более 100 метров от объекта. Те точки, которые не попадают в это условие, не зачитываются как посещенные. В соответствии с этим условием километраж планируемого маршрута пересчитывается с учетом только действительно посещенных точек. В упомянутом случае оказалось, что реальный маршрут составил 80 км. Это означает, что 20 км сотрудник проехал по своим делам.

На рис. 4 приведен пример отчета при работе с реальными данными, предназначенный для контроля километража на маршруте.

Рис. 4.

Красной стрелкой в отчете показаны точки, которые в действительности не были посещены, поскольку по данным GPS активности произведены либо далеко от точки, либо объекты вообще не посещались, т.е по ним не было никаких действий.

Рис. 5.

На рис.5 показан изначально сформированный плановый маршрут (коричневая линия) и фактический маршрут (синяя линия, красные точки — места остановок). Длина изначально сформированного планового маршрута в данном примере равна 77,74 км.

Красными стрелочками на рисунке показаны явно видные не посещенные объекты (точка №9 «Мятин ИП» и точка № 23 «Суприм XXI OOO»). Поскольку сотрудник не был на этих точках, то их не следует учитывать при расчете планового километража. Рассчитанный маршрут ТП без учета тех объектов, которые он не посетил, составляет уже 72,55 км.

Подобный отчет по километражу позволяет сравнить данные фактического пути и данные планового маршрута по тем точкам, которые действительно посетил сотрудник. Безусловно, такой отчет можно сделать только постфактум.

Очень важным обстоятельством для контроля работы является именно посещение точек. Это актуально для тех компаний, которые хотят анализировать реальные данные (по мерчендайзингу, по дистрибьюции, по состоянию объектов), соответствующие истинной ситуации, и делать это оперативно. Представьте себе, что мерчендайзер написал отчет по своим точкам дома — такие данные не будут соответствовать рыночной ситуации. Сотруднику заплатят деньги за то, что он сделал конкретную работу, компенсируют затраты на бензин. В результате деньги компании потрачены впустую плюс полученные данные являются не актуальными и могут привести к принятию неверных бизнес-решений, потери от которых для компании в результате могут составить колоссальную сумму.

Для более точного сравнения длины запланированного маршрута с фактическим километражем на машину может устанавливаться датчик, который собирает данные и отправляет их на сервер. Эта информация хранится сколь угодно долго и можно посмотреть, как перемещалась машина в любой день.

Если контролировать водителей по планируемому маршруту, то мы уже имеем оценку маршрутов по километражу. Однако в реальной практике на дороге могут быть пробки, затруднения в движении, вследствие чего возникает много споров с персоналом, связанных с выявленными расхождениями в плановом и фактическом километраже. При установке дополнительного датчика gps он с точностью до 5% показывает километраж по машине. Таким образом, можно сразу анализировать отчет по плану и факту и выявлять реальные расхождения. Это уменьшает спорные ситуации и дает более точную оценку.

Как правило, бензин отпускается по запланированному маршруту плюс 15%. Когда есть данные gps, можно планировать затраты на топливо точнее и на этом сэкономить еще около 10%. В системе ГИС сравнение запланированного и реального маршрута, снятого с помощью gps, реализовано программно, поэтому не требует значительных затрат. В программе имеется специальный отчет, который постфактум показывает расхождение запланированного и реального маршрута.

На рис. 6 отображен дневной маршрут, сформированный ОПТИМУМ ГИС (красная линия), и реальный путь по данным GPS мониторинга (синяя линия). Визуально легко фиксируются поездки сотрудника, не относящиеся к исполнению его обязанностей.

Рис. 6.

Таким образом, применение ОПТИМУМ ГИС может значительно повысить эффективность работы персонала. Мы рассмотрели, как этого добиться с помощью оптимизации маршрутов, позволяющей учитывать самые разные обстоятельства — необходимую цикличность посещений, особенности работы в определенный день недели или с конкретным клиентом, потребности оперативного добавления новых объектов или изменения зон посещений и т.п.

Кроме того, существенный выигрыш для компании обеспечивается за счет организации автоматического контроля того, как посещаются объекты и соответствуют ли собранные на них данные реальным посещениям. Важную роль в данном случае играет и возможность оперативного мониторинга реального движения выездного персонала.

Опыт зарубежных и российских компаний свидетельствует о том, что сам факт внедрения ГИС, усиливающей контроль над деятельностью персонала, повышает производительность труда на 15-20%.