Регата

Группа компаний «Регата» — один из крупнейших дистрибьюторов мировых торговых марок спиртных и прохладительных напитков на рынке Южного федерального округа. Компания занимается импортом французских и итальянских вин, коньяков, ликеров и т.д., оптовой и розничной торговлей, производством спиртных напитков (собственные бренды: «Белая Березка», «СтароРусская», «Ростов купеческий», «Полярка», коньяк «Южный» и др., а также водка «Красная Армия» по лицензии High Point Group, Inc.). «Регата» имеет представительство в г. Москве и располагает развитой сетью торговых представителей в других регионах России.

В середине июня 2005 года в компании «Регата» была запущена в опытную эксплуатацию автоматизированная система управления мобильной торговлей (АСУМТ) ОПТИМУМ.

Обучение торговых представителей, менеджеров коммерческой службы и оператора провели сотрудники службы ИТ нашей компании. Интеграция ОПТИМУМ и нашей складской системы «ТФО» также была проведена силами службы ИТ при консультативной поддержке специалистов компании-поставщика решения — CDC (Центр Корпоративных Разработок).

Торговому представителю выдается карманный компьютер (hp iPAQ 2110 Pocket PC) c установленным программным обеспечением ОПТИМУМ, предназначенным для сбора заказов клиентов и их передачи на склад через Интернет с помощью мобильного телефона, подключенного к сети посредством технологии GPRS. Информация в КПК идентична информации в складской системе «ТФО» — прайс-лист, клиентская база, остатки товаров в соответствии с тем ассортиментом, которым торгует отдел продаж и т.п.

В начале рабочего дня торговый представитель проводит синхронизацию данных — соединяется с серверной частью системы, которая находится на складе и получает актуальную информацию об остатках товаров на складе, прайс-листы, свой дневной маршрут визитов к клиентам. Таким образом, заказ у клиента составляется не «вслепую», а с учетом фактических остатков товаров на складе.

Затем заказ передается на склад, где автоматически формируются все необходимые документы (накладные) и оператор учитывает их в системе «ТФО». Это весьма важный момент — практически все заказы торгового представителя к его возвращению на склад уже обработаны, и в перспективе это позволит работникам склада гораздо раньше собирать заказы для их доставки клиентам.

Менеджеры коммерческой службы в оперативном режиме контролируют результаты работы торговых представителей при помощи разнообразных отчетов — ведь вся необходимая информация оперативно поступает в течение рабочего дня!

Торговые представители, в свою очередь, видят наличие и остатки товара на складе компании, могут редактировать заявки, не выходя из торговой точки (от клиента), знают цену товара для каждого конкретного клиента с учетом скидок и больше времени уделяют работе с клиентами, потому что не надо занимать очередь, чтобы «отбивать» накладные в конце дня. С помощью системы улучшился контроль над сроками оплаты товара — КПК торговых представителей показывают баланс и сумму задолженности клиентов.

Вот некоторые показатели, характеризующие эффект от внедрения системы мобильной торговли ОПТИМУМ:

• Среднее время, затрачиваемое агентом на прием и обработку заказа клиента снизилось на 40%.
• Показатель покрытия клиентской базы увеличился на 21% в сравнении с агентами, не использующими АСУМТ.
• Количество используемых агентами расходных материалов сократилось в 2 раза.
• Вероятность ошибки оператора при обработке заявки сведена к минимуму, скорость обработки заявки выросла в 2 раза.

Результаты пилотного проекта говорят о том, что автоматизированная система мобильной торговли ОПТИМУМ — удобный, мощный и эффективный инструмент для повышения результативности работы коммерческой службы. В перспективе предполагается дальнейшее развитие функциональности ОПТИМУМ, связанное со спецификой алкогольного бизнеса и требованиями нашей компании в частности, внедрение системы в других торговых подразделениях, а впоследствии автоматизация работы торговых представителей всей коммерческой службы.

Балабайченко Евгений Евгеньевич

Директор ИТ-подразделения Группы Компаний «Регата»