Новости и статьи

21.09.2006

Как дистрибьюторам повысить свою эффективность и стать незаменимыми

Александр Фузеев, аналитик консалтинговой группы «СтарКонс»

Неминуемым следствием развития рыночной экономики является превышение предложения над спросом, что заметно ужесточает конкуренцию на рынке. В полной мере это относится это и к рынку FMCG (производство и реализация товаров массового потребления). Увеличение количества розничных сетей принципиально меняет ситуацию на рынке и автоматически влечет за собой рост требований к работе поставщиков товара. Повышение требований к качеству и упаковке товара, к скорости его доставки в розничные точки (вопрос наличия товара уже не обсуждается — товар обязан быть всегда на складе поставщика), к продвижению товара в торговых точках — все это заставляет поставщиков уделять серьезное внимание вопросам эффективности системы дистрибуции и логистики. «Диктатура розницы» вносит свои коррективы в работу склада дистрибьютора. Крупные розничные сети, заботясь об удобстве своей работы, требуют от поставщиков обеспечить дополнительную информацию о товаре или дополнительные услуги, связанные с продвижением товара и управлением товарными запасами поставщика. Среди наиболее популярных требований сетей — поддержка специальной комплектации или упаковки товара, наличие кодов товаров, применяемых в учетной системе розничной сети, учет товара по партиям, сериям и штрих-кодам, управление возвратами товара и т.п.

В Российской Федерации действуют (приблизительно):
  • 100 тыс. торговых точек, продающих непродовольственные товары повседневного спроса;
  • 200 тыс. торговых точек, продающих продовольственные товары;
  • 350 тыс. торговых точек, продающих продукцию импульсного спроса — продовольственную и/или периодические печатные издания (фармацевтические розничные точки сюда не входят). Примерно 40% торговых точек сосредоточено в Москве и Санкт-Петербурге. На эти города приходится от 30 до 50% объема продаж.

В связи с этими требованиями многие дистрибьюторы вынуждены организовывать на своих складах собственное мини-производство, которое обеспечивает выполнение требований по маркировке и перефасовке товара в соответствии с требованиями клиентов или контролирующих органов (это актуально для импортеров продукции).

Управление товаром связано с учетом большого количества его параметров и характеристик. Приходится учитывать его стоимость, срок годности, наличие переменных параметров хранения (например, масса товара может зависеть от влажности, температуры и некоторых других параметров), размеры, индивидуальность комплектации, различия между сериями или партиями одного наименования товара и многое другое. При большом ассортименте продукции практически невозможно обеспечить полноценный учет товара с соблюдением перечисленных выше требований. И это только небольшая часть проблем, которые приходится решать дистрибьютору.

Текущая ситуация на рынке, когда с одной стороны, растут требования к дистрибьютору от розницы, а с другой стороны, от производителя продукции, ведет к тому, что многие дистрибьюторы просто вынуждены искать для себя новую нишу. Поэтому в настоящий момент происходит постепенная переориентация большой части дистрибьюторов на оказание логистических услуг. Главная задача логистики - обеспечить наличие нужного товара необходимого качества в необходимом количестве в нужное время в нужном месте нужному потребителю и с требуемым уровнем затрат.

Однако, чтобы новый бизнес стал рентабельным, дистрибьюторам необходимо оптимизировать все бизнес-процессы, связанные с оказанием таких услуг.

Что же должен предложить дистрибьютор производителю, чтобы стать его незаменимым партнером?

Он должен предложить ему целый комплекс услуг:

  • стимулирование сбыта: продвижение брэндов производителя, быстрый вывод на рынок новой продукции, мерчендайзинг;
  • предпродажную подготовку товара, в том числе переупаковку товара в удобные для розницы упаковки, подготовку комплектов для продвижения и т.п.;
  • удобство работы «через одно окно»: таможня, доставка, складирование, сбыт, продвижение.

А чтобы все это обеспечить, необходимо применение эффективных и современных инструментов по всей цепочке поставки товара потребителю — от сбора заказов (pre selling) и продвижения товара в рознице до работы склада и системы доставки товара.

Какие инструменты предлагает рынок для автоматизации основных составляющих цепочки поставок?

Автоматизация мобильной торговли

Начнем со сбора заказов. Здесь безраздельно властвуют системы автоматизации мобильной торговли, базирующиеся на современных карманных компьютерах (КПК) и коммуникаторах. Бизнес в сегменте FMCG является высококонкурентным, поэтому производители и дистрибьюторы вынуждены помогать своим клиентам в продаже продвигаемых товаров. Наиболее эффективный способ для этого — использование торговых представителей. Однако с усложнением бизнеса усложняется и труд торговых представителей, так как при принятии решения теперь требуется учитывать большое количество разнообразной информации. Торговый представитель уже не может удержать в голове все нюансы и особенности бизнес-процессов при работе с большим количеством покупателей, каждый из которых теперь (из-за драматического усиления конкуренции) требует индивидуального подхода. Обучать торговых представителей становится все сложнее и сложнее. Перечислим небольшую часть информации, которую торговый представитель должен учитывать, чтобы нормально (я уже не говорю эффективно!) выполнять свои обязанности.

  • Торговый представитель должен знать контактную информацию по всем лицам, принимающим решение в каждой торговой точке, их основные предпочтения, вкусы, дни рождения (даже их близких).
  • Индивидуальный прайс-лист с привязкой к каждой торговой точке или типу точек — при возросшей конкуренции трудно удержать за собой некоторые активные торговые точки, особенно если конкуренты могут предложить им более гибкие условия работы. При этом цены могут зависеть от разнообразных параметров: приобретенного количества товара, имеющейся задолженности клиента, величины отсрочки, проходящей маркетинговой акции и т.п.
  • Для корректного составления заказа и для убеждения клиента в необходимости именно такого заказа, эффективный торговый представитель должен знать историю продаж по каждой торговой точке и уметь оперативно оценивать прибыльность для клиента каждой товарной позиции. При этом необходимо учитывать реальные остатки товара на складах своей компании и текущие остатки в торговой точке, а также понимать текущее состояние по взаиморасчетам с клиентом — не превышены ли лимиты, есть ли задолженности.
  • Если поставщик или клиент могут проводить операции от разных компаний, то торговый представитель должен следить, какому юридическому лицу отпускать товар в данной торговой точке и от какой организации должны быть оформлены юридические документы по сделке (особенно, если была проведена предоплата).
  • Торговый представитель должен знать, какие товары в настоящий момент продвигаются компанией, какие маркетинговые акции сейчас проходят и какие бонусы с этой акцией связаны.

И это лишь небольшая часть того, что должен знать и помнить торговый представитель. Каждое незнание порождает ошибку, на исправление которой уходит драгоценное время, что означает потерю конкретных денег. При этом часть ошибок может приводить к потере клиента, что критично для любой компании — ведь компания не только теряет деньги, но и повышает прибыль конкурентов. Чем больше информации требуется торговому представителю для выполнения своих обязанностей, тем больше появляется вероятность ошибок, ведущих к конкретным финансовым потерям, и тем выше требования к уровню торгового представителя (а, соответственно, тем выше его требования к зарплате).

Система автоматизации, построенная на современных мобильных технологиях, не только качественно улучшает работу торговых представителей, но и обеспечивает оптимизацию процессов оперативного учета и управления запасами, контроль над персоналом, получение различной бизнес-аналитики, контроль дебиторской задолженности и многое другое. По разным данным, такая система обеспечивает повышение производительности труда торговых представителей на 30-90% (что зависит как от типа автоматизируемых бизнес-процессов, так и от особенностей конкретного сегмента бизнеса).

Принципиально увеличивается контроль над деятельностью торговых представителей, и на 30-50% снижаются расходы на поддержку их работы.

Рассмотрим, за счет чего это достигается.

Торговый представитель, имея карманный компьютер с сотовым телефоном или коммуникатор, получает оперативный доступ ко всей необходимой ему информации из офисной системы: актуальные остатки, историю продаж, прайс-листы, балансы с клиентами, проходящие рекламные акции и т.п., что ускоряет его работу по сравнению с использованием информации на бумажных носителях. При использовании для оперативного обмена канала сотовой связи с офисом обеспечивается оперативная передача заказов в офис непосредственно в электронном виде, что снимает нагрузку или вообще позволяет избавиться от операторов по вводу заказов в учетную систему.

При этом торговым представителям необязательно ежедневно приезжать в офис, так как система позволяет им не только удаленно получать необходимую информацию, но и обеспечивает супервайзеру механизм удаленного управления торговыми представителями (постановка задач, отправка сообщений, изменение целей).

Особенно заметен эффект от применения автоматизированной системы мобильной торговли при организации контроля над правильностью выполнения торговыми представителями своих обязанностей. Это вечная проблема всех торговых компаний — как своевременно предупредить ошибки торгового представителя при работе вне офиса? Карманный компьютер с грамотно написанной программой как раз и позволяет решить эти вопросы. Карманный компьютер автоматически выполняет за торгового агента сложную черновую работу: производит расчет суммы заказа и накладной с учетом индивидуальных скидок и налогов и т.п. Компьютер проконтролирует, чтобы торговый представитель не продал товар ниже минимальной цены даже при использовании сложных скидок, не превысил лимит отгрузки и заказа, не дал товар с отсрочкой покупателю с отрицательным балансом и многое другое.

Автоматизация мобильной торговли

Еще одно большое преимущество системы автоматизации мобильной торговли — быстрое масштабирование бизнеса. Обучение торгового представителя занимает всего один-два дня, при этом обучать можно сразу десятки человек. Это позволит торговым компаниям, автоматизировавшим своих торговых агентов, совершать быструю экспансию на новые рынки.

И здесь рассмотрена только часть возможностей системы, обеспечивающих оптимизацию работы торговых представителей.

В качестве мобильной платформы для автоматизации торговых представителей используются две наиболее популярные платформы карманных компьютеров (коммуникаторов) — КПК на основе Palm и Microsoft Windows Mobile (Pocket PC) (подробнее о них можно посмотреть на популярном портале Handy.Ru, посвященном карманным компьютерам). Каждая из платформ имеет свои преимущества и недостатки, поэтому выбор платформы, в основном, определяется используемым программным обеспечением и автоматизируемыми бизнес-процессами. В мире для автоматизации мерчендайзинга чаще используют платформу Palm, для сбора заказов (pre selling) — приблизительно одинаково используются обе платформы, а для прямых продаж (van selling) чаще используют платформу Windows Mobile. В России основные игроки рынка FMCG используют как платформу Palm (Pepsi, Schwarzkopf, Henkel, Johnson & Johnson, «САН Интербрю», Gillette и т.п.), так и платформу Windows Mobile (Nestle, Kraft Foods, «Лебедянский», «Веда», «Русский Алкоголь», «Пивоварня Москва-Эфес» и т.п.). Подавляющее большинство FMCG-компаний в России используют систему автоматизации мобильной торговли ОПТИМУМ, разработанную Группой компаний CDC.

Как показывает практика, такие системы обычно внедряются достаточно быстро — от 3-х недель до 3 месяцев, а окупаются в срок от 2 до 12 месяцев после окончания внедрения.

При выборе системы автоматизации мобильной торговли очень важно оценить следующие критерии:

  • Надежность системы и компании поставщика: сколько лет решение существует на рынке, сколько система выдержала внедрений, кто из лидеров рынка использует решение, какие отзывы есть от клиентов и т.п.;
  • Богатые функциональные возможности: функционал должен покрывать все базовые потребности без доработки;
  • Гибкость (настраиваемость) системы: возможность подстройки системы под свои бизнес-процессы без привлечения разработчиков;
  • Наличие принципиальной возможности доработки и скорость осуществления доработок системы под уникальные особенности технологии компании;
  • Низкая совокупная стоимость владения системой (не только начальная цена, но и расходы на внедрение и поддержание системы, как минимум: скорость и затраты на внедрение, простота интеграции с корпоративной учетной системой, стоимость технической поддержки, наличие системы автоматического восстановления и обновления программного обеспечения и т.п.);
  • Возможность разработчика поддерживать актуальность системы: обеспечение соответствия программного обеспечения актуальным требованиям рынка (постоянное совершенствование и развитие системы разработчиком) и поддержка совместимости с самыми последними карманными компьютерами и версиями операционных систем для них;
  • Поддержка системой возможности удаленной работы карманных компьютеров с офисной системой с использованием канала сотовой связи, при этом важно, чтобы КПК автоматически определял доступное соединение и при каждом соединении происходил обмен всей изменившейся информацией, а не только отправка заказа и получение остатков;
  • Поддержка удаленного управления торговыми представителями: рассылка сообщений, постановка задач и планов через каналы сотовой связи;
  • Для крупных компаний важна поддержка масштабируемости системы при построении географически распределенной структуры: производитель -> дистрибьютор -> дилер с возможностью централизованного управления и обеспечения оперативного доступа к информации на любом уровне.

Автоматизация складов

Следующим важным звеном в цепочке поставок является склад, от эффективной работы которого не в последнюю очередь зависит удовлетворенность (а, следовательно, лояльность клиентов).

Для повышения эффективности работы складского хозяйства предлагаются специальные системы автоматизации складов, так называемые WMS-системы (Warehouse Management System). Базовая концепция WMS-системы — автоматическая идентификация операций, использование адресного хранения товара и удаленное управление персоналом склада. Это позволяет решить основную проблему склада — получение в режиме реального времени актуальных остатков (в учетной системе невозможно иметь актуальные остатки из-за разнесения во времени реальных операций с товаром и внесения в систему информации о проведенных операциях).

Автоматизация склада, объединяя технологию штрихового кодирования, мобильные радиотерминалы, сканеры штрих-кодов, складское и транспортно-погрузочное оборудование в единый комплекс и обеспечивая склад правильной технологией работы, управления и контроля над персоналом, позволяет принципиально изменить работу склада.

Удаленное управление персоналом происходит при помощи мобильных радиотерминалов или карманных компьютеров. Мобильные терминалы (обычно, промышленные карманные компьютеры с поддержкой беспроводной связи производства Symbol, Psion Teklogix, Intermec, Casio и др.) обмениваются данными с головным сервером системы по радиоканалу. WMS-система автоматически подбирает места хранения для принятых грузов и формирует задания для работников склада. Задания поступают на экран радиотерми алов в виде поэтапных команд для каждого работника.

При формировании команд система разрабатывает оптимальные маршруты перемещения техники по территории складского комплекса, уменьшая, таким образом, холостой пробег погрузочных средств. На выполнение операций система назначает ближайшего сотрудника, использующего ту погрузочную технику, которая подходит для поставленной задачи. Выполнение задания работник подтверждает вручную или сканированием штриховых кодов с этикеток, которыми маркируются все места хранения и поступившие на склад товары. После этого информация о выполненной персоналом операции сразу же становится доступной в WMS-системе, и система отражает состояние склада практически в реальном режиме времени. Вся информация о местоположении грузов, наличии товаров на складе, действиях работников и произведенных операциях мгновенно обновляется в системе.

За счет оперативной связи по радиоканалу и наличия заложенных в системе стратегий и вариантов обработки нестандартных ситуаций система может обеспечить автоматическое управление и контроль над действиями работника, что позволяет практически полностью исключить возможность ошибочного размещения груза или неправильного комплектования заказа.

Автоматизация складов

Кроме этого, при правильной организации работы WMS-системы можно снизить эксплуатационные расходы благодаря рациональному использованию погрузочной техники, оптимизации использования складского оборудования. Внедрение WMS-системы позволит оптимизировать технологию работы, принципиально повысив точность данных об остатках и размещении товаров на складе (благодаря принципу адресного хранения), обеспечить полноценный контроль над товародвижением. За счет учета оборачиваемости и настройки правил отбора с учетом частоты обращений к тому или иному товару можно заметно повысить общую производительность склада.

При организации правильного обмена данными WMS-системы с учетной системой руководство будет иметь полную информацию о состоянии склада.

При выборе складской системы необходимо следить, чтобы помимо адресного хранения и стандартных функций приемки, размещения, комплектации, пополнения и отгрузки, WMS-система обеспечивала планирование волновых сборок заказов, прозрачность движения запасов, отслеживала индивидуальную упаковку и маркировку. В системе управления складом должна быть реализована поддержка таких услуг, как производство под заказ, маркировка собранных паллет в соответствии с требованиями конечных грузополучателей, формирование комплектов. Для контроля себестоимости складских операций необходимо, чтобы система имела встроенный модуль биллинга, который позволит автоматически просчитывать как себестоимость внутрискладской обработки товара, так и своевременно выписывать счета за хранение и обработку чужого товара. В России наибольшей популярностью пользуется WMS-система Exceed 4000.

Автоматизация логистики

Следующим важным инструментом для оптимизации затрат цепочки поставки товара является система автоматизации транспортной логистики. В рамках этой статьи рассмотрим только один тип таких систем, который автоматизирует планирование, оптимизацию и контроль грузоперевозок.

При правильном внедрении и интеграции с учетной системой использование программы оптимизации доставки обеспечивает снижение расходов на эксплуатацию автопарка, повышение эффективности использования транспорта, сокращение времени планирования рейсов, высвобождение времени на формирование грузов на складе, снижение влияния «человеческого фактора» на планирование доставки, сокращение персонала и экономию фонда заработной платы.

Обычно системы автоматизации грузоперевозок позволяют решать и целый ряд таких контрольных и аналитических задач, как накопление и представление в удобном для анализа виде фактических данных об использовании транспорта, обеспечение ежедневного контроля над отклонениями фактических параметров использования автотранспорта от запланированных. Анализ накопленной в системе информации позволяет обеспечить оптимальное планирование приобретения новых автомобилей и эффективное использования арендованного транспорта.

С помощью таких систем диспетчер может быстро рассчитать оптимальные рейсы и маршруты на основе поступивших заявок на доставку, списка собственных и арендуемых транспортных средств, электронной карты территории, описывающей транспортную сеть, адресов доставки и складов. При этом рассчитанные маршруты могут быть оптимизированы по разным параметрам, но чаще всего используются такие критерии, как минимальный пробег всех автомобилей и максимальная загрузка каждого автомобиля.

Автоматизация транспортной логистики

При расчете маршрутов, например, диспетчер может автоматически учитывать несколько десятков количественных и качественных параметров, ограничений и особенностей, имеющихся в заявках и отражающих характеристики транспортных средств и транспортной сети. Среди таких параметров могут быть такие параметры, как вес груза и грузоподъемность транспортного средства, объем груза и объем кузова транспортного средства; допустимый период времени доставки груза в каждую точку, время разгрузки в каждой точке, ограничения по пробегу, длительности и количеству пунктов в одном рейсе, приоритетное использование собственного транспорта по сравнению с арендованным, наличие у конкретных автомобилей пропуска в городские районы с ограниченным доступом и т.п.

При выборе системы автоматизации грузоперевозок важно, чтобы в системе была возможность «ручного» редактирования диспетчером любого рейса, так как это позволит нивелировать возможные погрешности расчетов из-за неактуальности некоторых данных или неполного учета некоторых важных для планирования конкретных маршрутов данных. Диспетчер должен иметь возможность изменить последовательность исполнения заявок в рейсе, добавив или удалив любую заявку из того или иного рейса, перенести заявку из одного рейса в другой, заменить автомобиль, запланированный для исполнения рейса и т.д.

Заключение

Конечно, затронутые здесь вопросы требуют более подробного рассмотрения и анализа, однако в одной статье это просто невозможно сделать. Можно было бы затронуть и комплексные системы автоматизации цепочки поставок, однако, главной целью статьи было описание основных инструментов, позволяющих оптимизировать цепочку поставок продукции в рамках разумных бюджетов. А комплексные системы автоматизации цепочки поставок – это тема для другой статьи.


Мы в Twitter Мы в Facebook Группа ВКонтакте Мы в Instagram Мы на YouTube Версия для печати
     Поиск по сайту:
 
Многоканальный телефон
8(495) 956-1325

Логин:
Пароль:
Регистрация
Забыли свой пароль?