Новости и статьи

01.09.2003

Система автоматизации торговых представителей «Оптимум»

Автор: Хусейн Аз-зари

Опубликовано на Cnews.Ru в рамках обзора рынка компьютерного оборудования и корпоративного ПО.

«...Прежде чем воплощать в жизнь лозунг "Да осилит путь, идущий"
подумайте и составьте оптимальный маршрут...».
Бернар Шоу.

В настоящее время в России работают сотни тысяч компаний, которые ежедневно зарабатывают деньги, продавая различные товары и услуги. Как бы не отличались товары, которые они ежедневно реализуют все эти компании в той или иной степени объединяет, так называемая «канальная схема» или, что более распространено «дистрибьюторская схема».

На первый взгляд все довольно просто. Есть производитель, российский или иностранный, для нас не имеет значения. Предметами производства (а для нас с вами предметами потребления) могут быть лекарства, продукты питания, средства гигиены, напитки, сигареты, корма для животных и так далее. Мы не будем тратить ваше драгоценное время на рассмотрение вопросов управления производством, это тема другой статьи, сегодня для нас главное — это система сбыта данных товаров с момента их появления на главном складе фабрики до момента покупки этих товаров в розничном магазине.

Итак, в дело вступают оптовые компании. Как правило, производитель имеет несколько уполномоченных торговых партнеров, которые гордо носят звание «дистрибьютор». Эти компании имеют возможность выкупать все произведенные товары по самым низким заводским ценам, взамен они обязаны обеспечить так называемый объем сбыта, то есть ежемесячно и ежеквартально покупать у производителя товаров не меньше, чем на определенную сумму. Каждый дистрибьютор, четко понимает, что чем больше он покупает у производителя, тем более он значим для этого производителя, а значит может претендовать на более низкие закупочные цены, чем у конкурирующих дистрибьюторов. Говоря примитивным языком, чтобы быть лидирующей компанией и зарабатывать больше других, дистрибьютор обязан больше и дешевле покупать и одновременно с этим больше и дороже продавать. Значит одним из самых приоритетных направлений для дистрибьютора, является построение мощной и эффективной системы сбыта товаров через сеть региональных дилеров и прямых поставок в крупные и мелкие розничные магазины. Скучно? Чуть-чуть потерпите.

Что изменилось на рынке товаров и услуг в России за последние лет десять-двенадцать? Быстро сравним, 1990 год и год 2002. В 92-м мы имели практически пустые, неприглядные полки редких магазинов. Дефицит, ставший визитной карточкой советской эпохи главенствовал в первые годы так называемой перестройки. Рассмотрим год 2002: множество рекламных вывесок новых магазинов, огромных торговых центров, вещевые и продуктовые рынки, автосалоны, бутики, торговля везде и всюду. Вы можете приобрести практически любой товар, вопрос только в желаниях и финансовых возможностях.

Такое ощущение, что по некоторым группам товаров предложение превышает спрос. Это обманчиво, рынок потребления России еще не сформирован и имеет очень большой потенциал. Но одно очевидно, конкуренция, между производителями и продавцами одинаковых групп товаров очень сильна, в некоторых случаях она значительно превосходит аналогичную борьбу за доходы в стабильных развитых странах. Для потребителя наличие конкуренции между продавцами очень хороший фактор, который, как правило, приводит к снижению цен на товары и услуги, к улучшению их качества и добавлению новых потребительских свойств. Для продавцов конкуренция — это резкое увеличение затрат на продвижение своей продукции на рынок, большие вложения в рекламу, в том числе в рекламу собственного имени, инвестиции в систему экономической безопасности, постоянные затраты на поиск новых технологий, которые позволят компании получить преимущество перед соперниками. Расслабляться в условиях конкуренции даже на короткий промежуток времени не может себе позволить даже явный лидер в конкретном сегменте рынка. Короткая остановка и ты в аутсайдерах.

Придя в магазин и покупая шампунь, мыло, шоколадные конфеты, сыр или любимые йогурты, крем для бритья или салфетки мы очень, очень редко задумываемся, какой сложный путь прошел этот товар, прежде чем он попал на прилавок. Сотни квалифицированных сотрудников заняты в последовательных процессах формирования заказов на поставку товаров на склады дистрибьютора и дальнейший сбыт. Многоступенчатая работа с дилерами, затем организация отгрузки и доставки на региональные склады, определение текущих потребностей каждой розничной торговой точки в конкретном товаре, оформления заказов на доставку в магазин, отслеживание финансовых потоков, изучения потребностей партнеров по сбыту в соответствующем оборудовании и рекламных материалах для лучшего представления товара в магазинах, организация и проведение специальных акций по привлечению внимания покупателей к конкретным товарам, постоянное изучение причин успеха или неуспеха того или иного товара у потребителя. Это сотая доля необходимых действий, чтобы мы смогли купить нужный товар.

На каждом этапе тратится время менеджеров, бухгалтеров, логистов, экспедиторов, торговых агентов и руководителей компаний, на чью долю выпало «большое человеческое счастье плевать в потолок и наблюдать как его подчиненные зарабатывают компании большие деньги» (на самом деле руководителям приходится каждый день с утра до ночи контролировать весь этот процесс, изучать огромное количество отчетов, анализировать изменение ситуации на рынке и принимать десятки значимых решений, цена ошибки при этом велика).

Как известно в любом деле есть «передавая» или «последняя миля», то есть процесс, от которого во многом зависит результат. Когда речь идет о торговле товарами ежедневного массового спроса этой передовой является работа торговых агентов (менеджеров) дилера или дистрибьютора, которые непосредственно взаимодействуют с розничными торговыми точками (далее ТТ или магазин). Таких сотрудников еще называют мобильными торговыми представителями или мобильными агентами (для краткости введем сокращение МА). От уровня организации работы этого звена и взаимодействия его с офисом компании-продавца в конечном итоге во многом зависит количество продаж каждого вида товара через канал дистрибуции.

Перечислю часть функций, которые выполняет МА. В течение дня мобильный агент должен посетить максимально возможное количество торговых точек, собрать информацию о том как представлен его «подшефный» товар на витринах, об остатках товара на складе магазина, согласовать и оформить с представителем ТТ ассортимент и количество товара для поставки в ближайшее время (так называемый сбор и обработка заказа или «пре-селлинг») или осуществить отпуск товара в магазин из сопровождаемого транспорта, загруженного товаром (процесс мобильной торговли или «вэн-селлинг»). При этом агент заполняет огромное количество отчетных и бухгалтерских документов, для дальнейшей передачи в офис. Во время работы мобильный агент вынужден практически вручную рассчитывать стоимость заказов, опираясь на различные ценовые градации для конкретного клиента, в зависимости от его статуса, объемов его заказов, формы оплаты, кредитной истории покупателя, проводимой рекламной акции на товары.

В результате, большие временные затраты агента, большая вероятность ошибок, ручные пересчеты данных, искажение информации и необъективная картина бизнеса. Мобильный агент передает информацию в офис своей компании в виде бумажных отчетов. Большой штат операторов каждый день вводит данные из этих отчетов в торговую и бухгалтерскую компьютерную программу дилера (дистрибьютора) для дальнейшего анализа и планирования бизнеса. На этом этапе также возникает большая вероятность ошибок и искажения информации, данные поступают в отделы управления с большой временной задержкой.

Мобильные торговые агенты не выдерживают такого напряжения и работают в этой должности, как правило, не больше несколько месяцев. Текучка, постоянные инвестиции в набор и обучение новых сотрудников, не высокий престиж такой работы, все эти факторы приводят к увеличению затрат дилеров (дистрибьюторов).

Устали? Сейчас, сейчас — из этой ситуации есть реальный выход есть реальный инструмент, применяя который любая компания, продающая лекарства, продукты питания, кондитерские изделия, напитки, предметы личной гигиены, моющие и чистящие средства, хозяйственные товары, корма для животных, любые товары массового спроса, получают не просто ощутимый экономический эффект, но и неоспоримое уникальное преимущество перед своими конкурентами. Этим инструментом является во многом уникальное аппаратно-программное решение на базе системы ОПТИМУМ и современного профессионального комплекса ОПТОКЕЙС, продвигаемых на российский рынок группой компаний «Центр Корпоративных Разработок».

ОПТИМУМ — это первое в мире модульное и расширяемое программное обеспечение для широкого круга мобильных терминалов (карманные компьютеры, коммуникаторы, специальные защищенные устройства). Применение карманных компьютеров в сочетании с ОПТИМУМОм позволяют практически полностью автоматизировать работу мобильного торгового агента и мерчандайзера, сократить в разы время обслуживания розничной торговой точки и синхронизацию данных между агентом, офисом дилера и головным дистрибьютором (генеральным партнером производителя), свести к возможному минимуму искажение данных, сократить на порядок затраты на обработку отчетов и бухгалтерских документов, поднять престиж и лояльность мобильных торговых агентов.

ОПТИМУМ это первый российский тиражируемый, профессионально оформленный программный продукт для мобильного применения. Это один из немногих мобильных программных продуктов на планете, позволяющих самостоятельно создавать на ПК шаблоны печатных форм для мобильного терминала, позволяющий администратору самостоятельно создавать различные типы торговых операций, это единственный мобильный программный продукт, позволяющий использовать математические формулы в печатных формах. ОПТИМУМ универсален по отношению к программным системам, которые используются дистрибьюторами (дилерами) в качестве корпоративной торговой системы управления бизнеса и ведения бухгалтерского учета.

Внедрение ОПТИМУМА не требует предоставление коммерческой базы данных разработчикам. Стыковка с торговой системой дистрибьютора основана на технологии быстрого создания модуля обмена данными между ОПТИМУМОм и любыми ПО, используемым заказчиком. Для окончательной автоматизации процессов вэн-сейлинга («оформление заказа и продажа (отпуск) товара на торговую точку с колес»), требующих оформления накладных, счетов, счетов-фактур и других документов, был разработан и успешно применяется ОПТОКЕЙС. Внешне ОПТОКЕЙС представляет из себя легкий и элегантный чемодан толщиной 10 см и весом менее 5 кг, изготовленный из ударопрочного, холодоустойчивого полипропилена. ОПТОКЕЙС надежно защищает установленное в нем оборудование от переохлаждения, вибраций и возможных ударов. Принтер и гелевый аккумулятор обеспечивает печать до 500 листов в автономном режиме, они установлены на амортизирующих креплениях. Рама кейса изготовлена из магниевого сплава, усиленная ребрами жесткости, обеспечена защита от открывания в перевернутом состоянии, защита от захлопывания крышки, кодовый замок. Гнездо питания выведено наружу, поэтому заряжать аккумулятор можно, не открывая кейс от гнезда прикуривателя автомобиля (зарядное устройство с комплекте) и от сети 220 вольт. Для начала работы достаточно просто открыть чемодан, нет необходимости что-либо вынимать или подключать. ОПТОКЕЙС способен работать со всеми распространенными мобильными платформами Palm OS, Pocket PC (Windows CE), Psion, Linux. Мобильный агент, вооруженный ОПТОКЕЙСом способен за считанные минуты согласовать с представителем магазина ассортимент и количество товара в текущем заказе, акцептовать его, оформить и распечатать накладные и все необходимые документы, отгрузить товар и продолжить свой маршрут в другие торговые точки.

Приведем некоторые показатели экономической эффективности, полученные в результате использования данной технологии в течении 2–6 месяцев после начала внедрения в компаниях реализующих лекарства, напитки, кондитерские изделия, продукты питания и другие товары. Снижение расходов на поддержания инфраструктуры мобильной торговли (данные от 20 до 60 МТП) на 40–45%, экономия рабочего времени экономистов и бухгалтеров более чем на 50%, экономия бумаги и расходных материалов 40–50%, рост производительности труда мобильных агентов 30–50%, значительно улучшение качества обслуживания клиентов, улучшение взаимоотношений с партнерами, значительно повышаются лояльность менеджеров и престижность работы в компаниях. В результате, у фирм применяющих ОПИМУМ и ОПТОКЕЙСы зафиксирован рост чистой прибыли более чем на 30%.

Техническая и консультационная поддержка пользователей осуществляется соответствующей службой через многоканальный call-центр, интернет и региональных уполномоченных партнеров группы компаний ЦКР. Сравнение всех суммарных затрат стоимости системы ОПТИМУМ, цены доработки системы ПО под особенности бизнес-процессов конкретной компании, затрат на покупку аппаратных средств и ОПТОКЕЙСов, обучения сотрудников и внедрения комплекса в полноценную эксплуатацию и получаемого компаниями эффекта, позволяет с уверенностью утверждать, что срок полной окупаемости проекта по переходу на данные технологии наступает уже на 4–6 месяц с момента принятия решения.

На сегодняший день на территории России, СНГ и других стран аппаратно-программным комплексом ОПТИМУМ и ОПТОКЕЙС пользуются десятки успешных компаний. Ваше право ответить на вопрос: «Будет ли ваша организация среди первых?».


Мы в Twitter Мы в Facebook Группа ВКонтакте Мы в Instagram Мы на YouTube Версия для печати
     Поиск по сайту:
 
Многоканальный телефон
8(495) 956-1325

Логин:
Пароль:
Регистрация
Забыли свой пароль?