Новости и статьи

15.08.2005

Автоматизация торговых представителей — путь к оптимизации бизнеса

Опубликовано в журнале «Спиртные напитки и пиво», №31 от 9.08.05

Не секрет, что ситуация на рынке товаров повседневного спроса заметно усложнилась. Возможности получения быстрых спекулятивных доходов практически исчезли, рынок становится все более цивилизованным, а становление цивилизованного рынка в первую очередь связано с развитием конкуренции. За последний год даже те компании, которые всегда говорили, что они «не боятся конкурентов» и у них «все хорошо», стали чувствовать реальное «дыхание конкуренции за своей спиной». Активный рост конкуренции влечет за собой минимизацию прибыли, что заставляет компании пересматривать свои бизнес процессы и искать пути оптимизации расходов.

Реклама в средствах массовой информации уже не приносит заметного увеличения прибыли, ведь затраты на нее достаточно высоки, а эффективность такой рекламы заметно уменьшилась. В современных условиях на первое место выходит индивидуальная работа с клиентом, повышение качества обслуживания, оперативность получения данных о рынке и о действиях конкурентов.

Многие производители товаров повседневного спроса и крупные дистрибьюторы уже давно поняли, что их задача не продажа товара в магазины, а продажа товара конечным потребителям посредством магазинов. Это принципиально меняет технологию работы, поэтому многие компании все активнее стали использовать торговых представителей и мерчендайзеров для увеличения эффективности продаж.

Задача торговых представителей — в личном общении с клиентом, через правильное представление товара на полках магазина обеспечить увеличение продаж товара. Современный торговый представитель должен очень многое знать и уметь, чтобы стать для торговых точек тем экспертом, которому магазины будут доверять формирование оптимального товарного запаса и организацию правильного оформления витрин. Задачи, решаемые торговым представителем, заметно усложнились, для их решения требуется оперативный доступ к большому количеству информации, связанной с клиентом — к истории продаж по каждой торговой точке, к платежной истории клиента, к информации о его индивидуальных скидках, к информации о контактных лицах и т.п. Кроме этого, торговый представитель должен легко ориентироваться в товарном ассортименте, иметь доступ к остаткам товара на складе, знать о проводящихся в компании маркетинговых мероприятиях, вести учет бонусов и скидок, быстро и правильно рассчитывать стоимость заказов, отслеживая при этом превышение лимитов и учитывая индивидуальные скидки, следить за наличием или сроком окончания у клиента договора (лицензии), проверять правильность выкладки товара и многое другое.

В результате, хорошая работа торгового представителя требует серьезных усилий, хорошей памяти, внимательности и быстрого переключение между различными типами работ. Это создает постоянное напряжение, что влечет за собой повышенную утомляемость работников и большую вероятность совершения ошибок или искажения информации. Результатом чего становится увеличение текучести кадров среди торговых представителей. Такая «текучка» знакома большинству торговых предприятий, как и знакомы связанные с ней проблемы, такие как подбор нового персонала, затраты на его обучение и исправление созданных им ошибок в первые недели (а то и месяцы) работы.

Для решения вышеописанных проблем и повышения эффективности работы торговых представителей компанией CDC (Центр Корпоративных Разработок) была создана автоматизированная система ОПТИМУМ.

Это уникальная российская разработка для автоматизации торговых представителей на базе карманных компьютеров, вобравшая в себя лучшие технологии от лидеров рынка FMCG.

ОПТИМУМ - уникальная российская разработка для автоматизации торговых представителей на базе карманных компьютеров Pocket PC и Palm.

На сегодняшний день ОПТИМУМ объективно является одним из лучших решений на российском рынке. По оценкам аналитической группы консалтинговой компании \\\StarCons, в России систему автоматизации торговых представителей используют более 1000 торговых компаний. Решение ОПТИМУМ выбрали свыше 600 компаний, что делает CDC абсолютным лидером — ее доля составляет около 60% рынка подобных систем. ОПТИМУМ эффективно используют не только такие известные лидеры рынка, как PEPSI, MARS, GILLETTE, KRAFT FOODS, SUN INTERBRUW, NESTLE , КАМПОМОС, ВИММ-БИЛЛЬ-ДАНН, но и небольшие торговые компании, имеющие по 5-10 торговых представителей.

Что дает применение такой системы?
Реальная практика показала, что внедрение системы ОПТИМУМ обеспечивает повышение производительности труда торговых представителей от 30% до 90% (в зависимости от типа автоматизируемых бизнес процессов), на порядок увеличивает контроль над их деятельностью и на 30-50% снижает расходы на поддержку работы подразделения торговых представителей. При этом обучение новых торговых представителей работе с системой занимает от одного до двух дней, а обучать можно сразу десятки человек. Система позволяет поднять на новый уровень информационную поддержку системы дистрибъюции товаров и принятия управленческих решений, улучшить имидж компании, повысить лояльность клиентов.

Возникает резонный вопрос, а за счет чего все это достигается?

Ниже приведены основные причины, позволяющие компаниям, автоматизированным решением ОПТИМУМ, достичь таких показателей:

  • уменьшение времени на принятие решений торговым представителем в точке продаж, которое обеспечивается оперативным доступом к необходимой информации на маршруте (история продаж по каждой торговой точке, кредитная история покупателя, лимиты по заказам, актуальные складские остатки, индивидуальные цены и скидки, контактные лица и т.п.);
  • автоматическое выполнение основных расчетных операций (расчет стоимости заказа с учетом нюансов ценообразования для конкретной торговой точки и связанных с точкой налогов и т.п.);
  • уменьшение ошибок при создании документов за счет отсутствия ручного ввода и реализации в карманном компьютере автоматического контроля ограничений для конкретной торговой точки (скидки, лимиты, задолженности по оплате, окончание лицензий и т.п.);
  • оптимизация маршрутов торговых представителей и усиление контроля над деятельностью торговых представителей (контроль над соблюдением технологии работы с торговой точкой, учет времени посещения и длительности работы в точке, фиксация фактов реального посещения точки продаж с помощью средств GPS, GSM-контроля или цифрового фотоаппарата);
  • ускорение ввода информации в учетную систему предприятия о созданных торговым представителем документах и его работе (для передачи собранной представителем за весь день информации требуется несколько секунд);
  • повышение точности и скорости исполнения заказов (у некоторых компаний после автоматизации точность исполнения заказов достигает 95-97%);
  • сокращение операторов по вводу информации от торговых представителей (после автоматизации будет нужен только один оператор) и связанных с ними расходов компании (рабочие места, офисное и компьютерное оборудование, расходы на коммуникации, электричество, связанные с ними налоги и т.п.);
  • оптимизация остатков продукции на складе за счет своевременного поступления заказов и оперативной отгрузки товара и т.п.

А оперативное получения информации для принятия необходимых управленческих решений вообще невозможно оценить, иногда несвоевременное получение информации может стоить потери всего бизнеса.

Поддержка системой ОПТИМУМ удаленной работы с офисом при использовании с карманным компьютером сотового телефона не требует ежедневного посещения торговыми представителями офиса компании, что позволяет дополнительно обеспечить существенную экономию для компании. Рассмотрим выгоду этой возможности на примере компании, занимающейся сбором предварительных заказов.

В течение дня неавтоматизированные торговые представители вынуждены не менее двух раз приезжать в офис фирмы — с утра, чтобы получить задание на день и информацию, необходимую для работы (дебиторская задолженность магазинов, товарные остатки на складе и т.п.), и вечером, чтобы отдать операторам бланки заказов и собранную информацию по мерчендайзингу. Таким образом, торговый представитель тратит минимум один час на получение задания и сдачу заказов, и около одного часа на дорогу. В итоге в день теряется около двух часов (даже при 10 часовом рабочем дне — это 20% рабочего времени!) на деятельность, не связанную с реальной работой. А если в компании десятки торговых представителей? Это уже серьезные потери для компании. При этом необходимо уточнить, что данный расчет не учитывает потерь по недополученной прибыли от клиентов, которых не успели обслужить торговые представители.

В качестве подтверждения эффективности использования системы можно привести пример компании ООО «ПепсиКо Холдингс» (Россия), применяющей для автоматизации своих торговых представителей систему ОПТИМУМ. Недавно ПЕПСИКО предоставила официальную информацию, что система автоматизации позволила компании увеличить продажи в России на 30% без увеличения структуры сбыта и перейти на выполнение заказа (доставку) в срок не более 24-х часов.

Другие отзывы клиентов о системе ОПТИМУМ можно посмотреть на сайте компании CDC.

Как меняется работа торговых представителей после внедрения системы?
Супервайзер на основе данных по обороту товаров у розничных точек составляет маршруты для торговых представителей в программе на настольном компьютере, при этом у каждого клиента может быть индивидуальная цикличность посещений. В карманном компьютере торгового представителя есть список прикрепленных к нему клиентов (со всей необходимой информацией и реквизитами) и, при необходимости, он может добавить внеплановую точку продаж в маршрут. Заказ делается сразу в электронном виде, при этом автоматически рассчитывается сумма заказа с учетом разрешенных клиенту скидок. Торговый представитель по каждой позиции видит актуальные остатки на складе (при использовании обмена через сотовый телефон), а при желании сможет увидеть историю продаж для конкретной точки, подробную информацию по каждой позиции товара и даже состояние баланса по покупателям.

Имея оперативную информацию по задолженностям, торговый представитель более активно работает по возврату дебиторской задолженности. Кроме этого, торговые представители могут посмотреть, насколько эффективно они выполняют план — по количеству визитов, по сумме оборота заказов, по количеству активных клиентов и т.п. Система может поддерживать и автоматический расчет бонуса, который торговый представитель получит при выполнении плана по отдельным показателям.

Супервайзер может создать сообщение или задачу для торгового представителя и при следующей синхронизации эта информация будет передана в его карманный компьютер, что обеспечивает возможность удаленного управления мобильными работниками. Система ОПТИМУМ обеспечивает передачу заказов и собранной маркетинговой информации в офис в режиме реального времени посредством сотового телефона, что позволяет избежать ежедневного посещения торговыми представителями офиса. При этом затраты на связь при использовании GPRS составляют менее 15 центов в день.

При работе торгового представителя на карманном компьютере происходит фиксация времени выполнения им всех операций, что дает возможность супервайзеру организовать эффективный контроль над деятельностью торговых представителей.

Из всего вышеперечисленного можно сделать один вывод — автоматизация торговых представителей становится не просто желательным, но и необходимым условием для выживания компании и удержания ей своей доли рынка.


Мы в Twitter Мы в Facebook Группа ВКонтакте Мы в Instagram Мы на YouTube Версия для печати
     Поиск по сайту:
 
Многоканальный телефон
8(495) 956-1325

Логин:
Пароль:
Регистрация
Забыли свой пароль?